ルールを決めずに導入すると起きる問題｜なぜ現場が混乱するのか

ソフトは「判断」をしてくれない

給与計算ソフトは、
入力されたルール通りに計算するだけです。

・どの条件で
・どの計算をするか

この判断基準がなければ、
正しく動きようがありません。

結論を先に｜混乱の原因はルール不在

ルールを決めずに導入すると、

・人によって判断が変わる
・月ごとに処理が変わる

という状態になります。

結果として、
ソフトが原因のように見える混乱
が発生します。

問題①：担当者ごとに処理が変わる

明確なルールがないと、

・Aさんはこう処理する
・Bさんは別の処理をする

という事態が起きます。

これは、

・引き継ぎ
・複数人運用

ができない状態です。

問題②：例外が無限に増える

判断基準が曖昧だと、

・とりあえず手作業
・今回だけ調整

が増えます。

例外が増えるほど、

・確認が増える
・再現性が下がる

という悪循環に入ります。

問題③：過去との整合性が取れなくなる

ルールが定まっていないと、

・先月と同じ処理か分からない
・なぜこの金額か説明できない

という状態になります。

これは、

・社員からの質問
・監査や確認

への対応を難しくします。

問題④：ソフトの設定が固定できない

ルールが曖昧だと、

・毎月設定を触る
・その場しのぎの調整

が必要になります。

結果として、

・設定がブラックボックス化
・誰も全体を把握できない

状態になります。

問題⑤：トラブル時に原因が追えない

ミスやトラブルが起きても、

・どのルールに基づいた処理か
・なぜそうなったか

が分からず、
原因特定に時間がかかります。

なぜルール決めが後回しにされるのか

多くの現場で、

・忙しい
・とりあえず動かしたい

という理由で、
ルール決めが後回しになります。

しかし、
この「後で決める」が
混乱のスタートになります。

最低限決めておくべきルール

導入前に、
最低限次の点は整理しておく必要があります。

・支給・控除の判断基準
・勤怠締めのタイミング
・例外処理の扱い
・確認・承認フロー

完璧である必要はありませんが、
共通認識 は必要です。

ルールは「文章」より「判断基準」

細かいマニュアルよりも、

・この場合はどうするか

という
判断基準を揃えることが重要です。

これが揃えば、
ソフトの設定も安定します。

まとめ｜ルールがないとソフトは機能しない

給与計算ソフトは、

・ルールを自動化する道具
であって
・ルールを作る道具

ではありません。

先にルール、後でソフト
この順番を守ることで、
導入後の混乱は防げます。

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