給与明細を電子化するメリット｜紙と何が違う？

給与明細は「配る作業」が一番ムダ

給与明細そのものは、
給与計算の結果を伝えるだけのものです。

しかし紙の場合、

• 印刷
• 封入
• 配布
• 保管

と、
周辺作業が異常に多くなります。

結論を先に｜電子化は「楽」より「合理的」

給与明細の電子化は、

便利だからではなく合理的だから

選ばれています。

一度電子化すると、
紙に戻る理由がなくなります。

電子化のメリット①：配布の手間が消える

紙の明細では、

• 配布日に出社していない
• 拠点が分かれている

といった問題が発生します。

電子明細なら、

• Web上で確認
• スマホで閲覧

場所も時間も関係なく配布完了
になります。

電子化のメリット②：コスト削減

紙の給与明細は、

• 紙代
• 印刷代
• 封筒
• 配布作業の人件費

が積み重なります。

電子化すれば、
これらがほぼゼロ になります。

電子化のメリット③：管理・保管が楽

紙の場合、

• 保管場所が必要
• 探すのが大変

ですが、電子明細なら

• 過去分をすぐ検索
• 紛失リスクなし

という違いがあります。

電子化のメリット④：問い合わせが減る

電子明細は、

過去の明細を自分で確認できる

ため、

• 「再発行してほしい」
• 「前の明細が見たい」

といった問い合わせが減ります。

電子化のメリット⑤：セキュリティが高い

意外に思われますが、
適切に管理された電子明細は、

紙より安全

です。

パスワード保護

アクセス制限

により、
第三者の閲覧を防げます。

電子化する際の注意点

① 事前の説明は必須

突然切り替えると、

• 見られない
• 分からない

という声が出ます。

事前に、

• 閲覧方法
• 対応端末

を説明しておくことが重要です。

② 同意・就業規則の確認

電子明細は、

• 就業規則
• 社内ルール

の確認・整備が必要な場合があります。

③ 見やすさを軽視しない

情報が見づらいと、
結局問い合わせが増えます。

• レイアウト
• 表示項目

も確認ポイントです。

電子化が向いている会社

• 従業員数が多い
• 拠点が分かれている
• テレワークがある

紙のままでもよいケース

• 従業員がごく少数
• 全員が対面で受け取れる

ただし、
長期的には電子化が有利です。

まとめ｜給与明細は「渡す」から「見てもらう」へ

電子化によって、
給与明細は渡す作業から見てもらう仕組み
に変わります。

給与計算の出口を整えること
が、業務全体の効率化につながります。

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